Evaluación de los Flujos de Información y Conocimiento en Tres Grandes Organizaciones Salvadoreñas

Evaluación de los Flujos de Información y Conocimiento en Tres Grandes Organizaciones Salvadoreñas

1. Instituciones de Gobierno

El estudio, que se llevó a cabo en apoyo al Círculo de Aprendizaje sobre Organizaciones Aprendedoras de Conectándonos al Futuro, tuvo los siguientes objetivos: analizar la práctica de la administración de la información y del conocimiento en dos entidades del gobierno salvadoreño (Sistema de Administración Financiera Integrada SAFI, y el Ministerio de Agricultura y Ganadería MAG), examinando los aspectos institucionales, personales, de procesos y relaciones con relación a la infraestructura física y el entorno, así como diseñar una propuesta relacionada de política de información y su marco correspondiente de implementación.

Los resultados más importantes del estudio son los siguientes:
• En el MAG, debido a la falta de redes, las bases de datos sirven para los ambientes locales de cada unidad. Asimismo, los datos requeridos son mayormente obtenidos en medios convencionales (papel) que son luego transformados mediante diferentes procesos en informes. Esta situación contrasta con el SAFI en donde casi toda la información se obtiene en medios electrónicos y existen mecanismos y entidades dedicada al análisis de los mismos. En general, en el MAG se detectó la falta de equipo para registrar y procesar información, caso diferente del SAFI, en donde el nivel de equipamiento es casi de un 100%; asimismo, en el MAG no se dispone de los recursos tecnológicos mínimos para difundir ampliamente la información que se genera.
• En el SAFI y Direcciones SAFI se genera y almacena una gran cantidad de información de forma adecuada y por lo general oportuna, y las políticas de difusión son muy abiertas, sin embargo los mecanismos empleados para difundir información son obsoletos y no acordes con la disponibilidad de equipo e infraestructura de comunicación instalada. Se destaca el nivel de capacitación impartido a lo interno y externo del SAFI y la importancia que se le presta a este factor en todas las entidades relacionadas.
• Las bibliotecas del sistema SAFI están enfocadas hacia la atención de cada una de las Direcciones que para toda la institución, no existiendo una política institucional ni mucho menos gubernamental al respecto; sin embargo, se considera que existe un buen nivel de accesibilidad a la información. En el caso del MAG, hay una deficiencia de bibliotecas, a pesar de la necesidad de las mismas generada por su ubicación física y la desconcentración de la entidad central a nivel nacional. Asimismo, ninguna de las unidades visitadas mostró tener un sistema de respaldo de información seguro.
• En el SAFI, se observa que en algunas Direcciones se da una baja utilización de correo electrónico, a pesar de contar con la infraestructura adecuada; la penetración de la tecnología Internet y correo electrónico en el MAG es muy baja.
• No se evidencia un manejo estructurado de información documental, tampoco una sistematización adecuada sobre el control de usuarios y de accesos a la información, tanto de los mismos sistemas, como de la información en bibliotecas.
• Reducir las variables contempladas a un conjunto limitado de necesidades económicas o sociales, definidas con precisión por parte de los participantes en el proyecto.
Las recomendaciones generales más importantes para el largo y mediano plazo se basan en las áreas de los recursos humanos, la valorización del conocimiento, el rol del líder, la acumulación de recursos y experiencias, la definición y difusión de estándares, y el desarrollo de una estructura de reforzamiento. Las recomendaciones específicas relacionadas con los flujos de información en la empresa se enfocan en la investigación de nuevos servicios gubernamentales, en la definición de normas para el registro de la información, en la definición de mecanismos más productivos de difusión, en la estandarización e implementación de políticas de acceso a la información, y en el mejoramiento del soporte necesario para el adecuado almacenamiento de la información institucional.


2. Una Empresa Grande

El estudio, que se llevó a cabo en apoyo al Círculo de Aprendizaje sobre Organizaciones Aprendedoras de Conectándonos al Futuro, tuvo los siguientes objetivos: el análisis de la práctica de la administración de la información y del conocimiento en una empresa salvadoreña importante; la evaluación de aspectos institucionales, personales, de procesos y relaciones, con relación a la infraestructura física y con el entorno; evaluar la efectividad y calidad de los flujos de información y conocimiento dentro de las empresas y hacia afuera a partir del análisis de las diferentes fases del ciclo del conocimiento; y diseñar una propuesta de política de información y un marco de implantación.

La empresa en cuestión (que no se nombra por razones de confidencialidad) se encuentra actualmente implementando una renovada visión de servicio y de negocios, y por lo tanto ha emprendido un proceso de modernización institucional, a través del cual pretende incrementar su eficiencia, competitividad y rentabilidad.

Se lograron identificar los siguientes aspectos en lo relacionado a la administración del conocimiento y la información: la creación de una dirección de desarrollo empresarial, en donde se realizan actividades de investigación de competencia y desarrollo de nuevos productos; la presencia de consultores apoyando el proceso de renovación tecnológica; un énfasis en la sistematización y estandarización de la información relacionada a sus operaciones diarias; la documentación de procedimientos; un buen nivel de tecnología incluyendo la inminente institucionalización del correo electrónico. Se observó, sin embargo, la falta de un manejo estructurado de información documental, lo cual puede ser causada por el desconocimiento de la tecnología para hacerlo y de la importancia de contar con información digitalizada y clasificada de este tipo y el impacto que esto podría tener, tanto en lo interno como en lo externo de las mismas instituciones.

Con relación a los intercambios de información: la mayoría de la información es capturada y procesada de forma descentralizada, mientras que otra parte de la información se procesa de manera centralizada y en forma de lotes, generando tiempos considerables de procesamiento y poca efectividad en el flujo y actualización de la información. Debido a la obsolescencia de la plataforma tecnológica, se hace necesario para la consolidación de información gerencial, la realización de procesos de transformación de datos para que éstos finalmente puedan ser formateados o acomodados en informes gerenciales o indicadores de rendimiento. Se espera que mediante la implantación del nuevo sistema de información, la empresa mejore en todos sus aspectos de flujo de información. Finalmente, la gran mayoría de la información es distribuida de manera impresa.

Las recomendaciones generales del estudio, aplicables a mediano y largo plazo, son relacionadas con la valorización del conocimiento, el mejoramiento del rol del líder, el desarrollo acumulativo de recursos y experiencias, la definición y difusión de estándards, y el desarrollo de una estructura de refuerzo. Las recomendaciones específicas relacionadas con los flujos de información en la empresa se relacionan con la investigación de nuevos servicios y productos, la definición de normas para el registro de la información, la definición de mecanismos más productivos de difusión, la estandarización e implementación de políticas de acceso a la información, y el mejoramiento del soporte necesario para el adecuado almacenamiento de la información institucional.

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