Herramienta de Evaluación y Planificación Institucional, HEPI

La HEPI está diseñada de modo que alguna persona que no tenga muchas facilidades o experiencia en capacitación pueda seguir las instrucciones paso a paso, para evaluar la participación de los jóvenes y elaborar planes. Sería ideal que los facilitadores fueran un equipo de dos personas, un joven y un adulto. Deben provenir de la misma organización, pero si hay problemas con el tiempo y se cuenta con suficientes recursos, podría contratarse a un asesor con experiencia en capacitación. Con la ayuda de un facilitador externo puede lograrse que jóvenes y adultos trabajen juntos como líderes del proceso, lo cual serviría como modelo de la forma en que puede funcionar una alianza entre jóvenes y adultos.

Los facilitadores son responsables de realizar los ejercicios, así como presentar informes sobre el proceso y los hallazgos a partir de la aplicación de esta herramienta. Deben hacer un informe escrito y una presentación ante la gerencia de alto nivel y quienes participaron en el proceso de evaluación y planificación. Los facilitadores deberán ser personas que permitan realizar sesiones abiertas y productivas y no ejercer influencia sobre las respuestas del personal. La cantidad de tiempo dedicado a la aplicación de esta herramienta dependerá de muchos factores dentro de la organización. Los facilitadores pueden decidir distribuir varios materiales de antecedentes antes o durante el proceso de evaluación y planificación.

Módulo 1: Evaluación

Una organización puede aplicar tres procedimientos para reconocer sus éxitos y fortalecer sus debilidades con respecto a la participación de los jóvenes. En estos se utilizan diferentes técnicas para recolectar información, lo que permite que una institución triangule los resultados durante el paso de interpretación. Los facilitadores deben adaptar los tres procedimientos planteados abajo a las necesidades específicas de la institución.

• Cuestionario para el personal: Este cuestionario escrito que contiene preguntas abiertas, permite que los individuos expresen sus opiniones e ideas personales y compartan experiencias de trabajo. Puede aplicarse para recolectar información de todos los miembros de una institución pequeña, o de ciertos miembros clave del personal adulto y joven de una organización más grande.
• Autoevaluación grupal: Este procedimiento permite que haya una discusión grupal detallada sobre la participación de los jóvenes, la planificación, las políticas y la capacidad institucional. Se utilizan preguntas abiertas, con las preguntas exploratorias pertinentes. Este procedimiento genera información sobre las actitudes y creencias del personal en un contexto de grupo, mientras que a su vez brinda instrucción al personal sobre diferentes actividades con la participación de los jóvenes que se llevan a cabo en su organización.
• Discusión de grupos de enfoque: Los facilitadores dirigen esta discusión empleando temas sugeridos para generar un diálogo entre los miembros de personal, sobre la posibilidad de incluir a más jóvenes y fortalecer la participación y la capacidad institucional actuales.

Módulo 2: Elaboración del plan de trabajo

El campo de acción de la participación de los jóvenes en instituciones que trabajan en salud reproductiva y VIH/SIDA puede ser extenso – ya sea en organizaciones basadas en la comunidad, organizaciones no gubernamentales o agencias gubernamentales. La gente joven de diferentes procedencias, edades, niveles educativos y otras características pueden desempeñar roles en muchos aspectos de planificación, implementación, diseño y evaluación de programas. También pueden contribuir a fortalecer la capacidad institucional. Las instituciones deben decidir sobre los roles que les gustaría que los jóvenes desempeñaran y las características de los adolescentes que podrían asumir esos papeles. Las instituciones también deben tener la capacidad de brindar el apoyo adecuado a los jóvenes que trabajan en un contexto profesional. Solo así puede elaborarse un plan de trabajo significativo para la participación de los jóvenes.

Antes de empezar a elaborar el plan de trabajo, los facilitadores consultarán con los participantes para determinar si es necesario hacer lecturas sobre los antecedentes, especialmente sobre los tipos de jóvenes que deben incluirse en la institución y los tipos de trabajo que podrían realizar. Una vez completado este paso sobre los antecedentes, si se requiere, el grupo puede proceder a elaborar el plan de trabajo para la participación de los jóvenes cuyos pasos básicos son:

1. Haga una lista de metas para mantener o aumentar la participación de los jóvenes en su institución.
2. Evalúe cada meta respondiendo a ocho preguntas exploratorias:
   • ¿Cómo beneficiará esta meta a la institución/proyecto/ actividad?
   • ¿Cuáles son los desafíos?
   • ¿Cuáles son los pasos a seguir para alcanzar la meta?
   • ¿Cuáles recursos están disponibles en la actualidad?
   • ¿Cuáles brechas es necesario cerrar?
   • ¿Qué es el cronograma?
   • ¿Cuál es el plan de monitoreo y evaluación?
   • Dentro de la institución, ¿quién podría asumir o asumiría la responsabilidad de lograr esta meta?
3. Transfiera la información de cada meta a un Cuadro para el Plan de Trabajo
4. Decida cuáles metas se implementarán
5. Regrese al plan de trabajo con regularidad

Los líderes en los campos de la salud reproductiva y prevención del VIH han tratado de aumentar las contribuciones significativas de los jóvenes en programas al servicio de la juventud. Dicha participación tiene el potencial para establecer una relación que sea de beneficio mutuo: empodera y capacita a los jóvenes para que contribuyan en el lugar de trabajo, y a su vez permite que las organizaciones tengan acceso a los conocimientos técnicos y a la perspectiva de su público meta. Existen evidencias anecdóticas importantes que muestran los beneficios de la participación de los jóvenes y se están realizando investigaciones más rigurosas para evaluar estos impactos.

La HEPI puede ser aplicada por diversas organizaciones, incluyendo agencias gubernamentales y no gubernamentales basadas en la comunidad. Los pasos propuestos en esta herramienta pueden ser de utilidad a cualquier institución que preste servicios, ofrezca programación, o realice investigaciones relacionadas con la salud reproductiva de los adolescentes y el VIH/SIDA. Mediante la implementación de un proceso de encuestas apreciativas, las organizaciones pueden hacer un análisis más detallado sobre los éxitos logrados y mejorar la participación en sus instituciones.